Informujemy, że w związku z nawiązaniem współpracy gospodarczej, korzystaniem z Pani/Pana usług, kupowaniem oferowanych produktów lub innymi kontaktami handlowymi, istniejącym pomiędzy Panią/Panem a Fundacją „Pro Futuro Theologiae”, przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – zwanego dalej: „RODO”.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja „Pro Futuro Theologiae” z siedzibą w Toruniu, adres: ul. Gagarina 37, 87-100 Toruń, wpisana do Rejestru Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, Fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej przez Sąd Rejonowy w Toruniu, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000533493, NIP: 9562309411 (dalej: Administrator; Fundacja).
Kontakt z Administratorem danych możliwy jest w następujący sposób:
- listownie, wysyłając przesyłkę na adres: Fundacja „Pro Futuro Theologiae”, ul. Gagarina 37, 87-100 Toruń,
- pocztą elektroniczną na adres: pft.umk@gmail.com
W jakim celu przetwarzamy dane osobowe?
- Dane osobowe potencjalnych dostawców, usługodawców i innych kontrahentów Fundacji
Przetwarzamy dane osobowe osób fizycznych, które są potencjalnymi dostawcami, podwykonawcami, zleceniobiorcami lub usługodawcami, mogącymi świadczyć w przyszłości usługi na rzecz Fundacji. W takim przypadku proces przetwarzania danych rozpoczyna się przed formalnym nawiązaniem współpracy i obejmuje poszukiwanie kontrahentów, rozmowy i negocjacje gospodarcze czy też przygotowanie lub złożenie oferty. Dane te przetwarzane są w celu nawiązania współpracy gospodarczej oraz zawarcia umowy. Jeżeli zalicza się Pani/Pan do tej grupy i to Pani/Pan wychodzi z propozycją nawiązania współpracy z Fundacją, dane są przetwarzane na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit b) Rozporządzenia, który mówi o tym, że administrator może przetwarzać dane osobowe m.in. gdy jest to niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. W przypadku gdy inicjatywa zawarcia umowy i rozpoczęcia współpracy gospodarczej wychodzi ze strony Fundacji, przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit f) Rozporządzenia, który mówi o możliwości przetwarzania danych w sytuacji gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora. Nawiązywanie współpracy z klientami, kontrahentami, dostawcami, podwykonawcami, usługodawcami lub zleceniobiorcami jest właśnie takim prawnie uzasadnionym interesem Spółki.
- Dane osobowe dostawców, usługodawców i innych kontrahentów Fundacji
Przetwarzamy dane osobowe naszych kontrahentów, z którymi współpracujemy – takich jak dostawcy, zleceniobiorcy, usługodawcy świadczący usługi na rzecz Fundacji czy też podwykonawcy, którzy są osobami fizycznymi. Jeżeli jest Pani/Pan osobą z tej grupy, przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych następuje na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit b) Rozporządzenia, który mówi o możliwości przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.
Ponadto, możemy przetwarzać dane osobowe naszych kontrahentów w celach związanych z realizacją obowiązków nałożonych na Fundację przepisami prawa, np. prawa podatkowego. W takim przypadku przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie przepisów art. 6 ust. 1 lit c) Rozporządzenia.
W niektórych przypadkach możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Fundacji, takich jak dochodzenie roszczeń czy też obrona przed roszczeniami. W takim przypadku podstawą do przetwarzania danych osobowych jest przepis art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia, który wskazuje na możliwość przetwarzania danych w sytuacji, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora.
- Dane osobowe pracowników i współpracowników dostawców, usługodawców i innych kontrahentów Fundacji
Przetwarzamy również dane osobowe pracowników lub współpracowników naszych kontrahentów (dostawców, usługodawców, zleceniobiorców, podwykonawców), a także pracowników lub współpracowników potencjalnych kontrahentów. Obejmują one np. dane pracowników przedsiębiorstw, z którymi prowadzimy rozmowy dot. zawarcia umowy, jesteśmy związani umowami lub nabywamy ich usługi lub produkty. Jeżeli jest Pani/Pan taką osobą, to informujemy, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu nawiązania współpracy z Pani/Pana pracodawcą lub zleceniodawcą lub wykonania zawartej pomiędzy nim a Spółką. Stanowi to prawnie uzasadniony interes Fundacji, a przetwarzanie danych następuje na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit f) Rozporządzenia, który wskazuje na możliwość przetwarzania danych w sytuacji, gdy jest to niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora.
Skąd posiadamy Pani/Pana dane osobowe i jakie kategorie danych przetwarzamy?
Dane osobowe dostawców, usługodawców oraz innych kontrahentów (w tym potencjalnych) otrzymujemy bezpośrednio od tych osób lub ze źródeł powszechnie dostępnych, np. strony internetowej dotyczącej prowadzonej przez Panią/Pana działalności gospodarczej. Dane te mogą obejmować dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane dotyczące prowadzonej współpracy gospodarczej i dane dotyczące rozliczeń finansowych.
Dane pracowników podmiotów z którymi współpracuje Fundacja, czyli pracowników klientów/kontrahentów obejmują dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz dane o miejscu pracy. Pozyskaliśmy je bezpośrednio od Pani/Pana lub od Pani/Pana pracodawcy.
Jak długo będą przetwarzane Pani/Pana dane osobowe?
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez następujący czas:
- Dane przetwarzane w celu prowadzenia negocjacji handlowych, składania ofert itp.
W przypadku gdy prowadzone są negocjacje dotyczące zawarcia umowy z Fundacją – przez okres trwania tych rozmów oraz przez okres do roku od dnia ich zakończenia, przy czym w sytuacji gdy współpraca z Fundacją zostanie nawiązana, będą one przetwarzane zgodnie z postanowieniem wskazanym w pkt B.
- Dane przetwarzane w przypadku prowadzenia współpracy gospodarczej
W przypadku gdy jest Pani/Pan stroną umowy zawartej z Fundacją – przez okres obowiązywania tej umowy oraz do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z niej wynikających, z reguły wynoszący 3 lata od końca roku, w którym nastąpiło zakończenie współpracy. Dane w zakresie rozliczeń finansowych przechowywane są przez okres 5 lat od dnia zakończenia roku podatkowego, w którym doszło do wystawienia dokumentów księgowych lub dokonania operacji finansowych, zgodne z treścią przepisów podatkowych.
- Dane pracowników lub współpracowników dostawców, usługodawców i innych kontrahentów Fundacji
W przypadku gdy jest Pani/Pan pracownikiem lub współpracownikiem naszego kontrahenta, będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe przez okres trwania współpracy z danym Klientem lub Kontrahentem oraz do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z takiej współpracy, z reguły wynoszący 3 lata od końca roku, w którym nastąpiło zakończenie współpracy.
Komu mogą zostać przekazane Pani/Pana dane osobowe?
Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom zewnętrznym:
- podmiotowi świadczącemu na rzecz Fundacji usługi hostingu poczty elektronicznej oraz usługi serwerowe oraz chmurowe – Google Ireland Limited oraz Google LLC z siedzibą w Mountain View w Kalifornii. Prawną podstawą do przekazania danych do USA jest uczestnictwo Google LLC w programie Tarcza Prywatności, zgodnie z informacjami zamieszczonymi na www.privacyshield.gov.
- podmiotowi świadczącemu na rzecz Fundacji usługi księgowe – DB77 Tax & Legal sp. z o.o.,
- współpracownikom Fundacji, osobom biorącym udział w projektach Fundacji czy też osobom, które świadczą usługi na rzecz Fundacji – w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji Pani/Pana zadań w ramach Fundacji,
- podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
- Ministrowi Sprawiedliwości – w zakresie w jakim sprawuje on nadzór nad organizowaniem przez Fundację projektów, finansowanych ze środków publicznych.
Współadministrowanie
W niektórych sytuacjach, związanych z organizacją projektów finansowanych z funduszy publicznych, w szczególności związanych z programem „Laboratorium Wolności Religijnej”, możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe jako współadministratorzy, razem z Ministrem Sprawiedliwości. Jeżeli więc w treści umowy zawartej z Fundacją znajduje się informacja, że dany projekt jest finansowany ze środków, których dysponentem jest Minister Sprawiedliwości, zwłaszcza ze środków Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej – Funduszu Sprawiedliwości, Fundacja jest współadministratorem Pani/Pana danych osobowych, wraz z Ministrem Sprawiedliwości. W takim przypadku dane identyfikacyjne oraz dane kontaktowe Fundacji pozostają bez mian (zgodnie z tym co wskazano na wstępie niniejszego obowiązku informacyjnego).
Drugim współadministratorem jest Minister Sprawiedliwości z siedzibą w Warszawie. Może się Pani/Pan z nim skontaktować listownie: Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa. Minister Sprawiedliwości powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować, wysyłając wiadomość elektroniczną na adres iod@ms.gov.pl, lub wysyłając list na adres: Inspektor Ochrony Danych, Ministerstwo Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa.
Może się Pani/Pan zwrócić do każdego ze współadministratorów w celu uzyskania informacji o przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych, zgodnie z informacjami o przysługujących Pani/Panu prawach. Niemniej jednak, w celu ułatwienia i usprawnienia obsługi Pani/Pana wniosku lub żądania, zalecamy złożenie go bezpośrednio do Fundacji. Na mocy ustaleń pomiędzy Fundacją a Ministrem Sprawiedliwości, to Fundacja jest bezpośrednio odpowiedzialna za bieżącą realizację uprawnień osób, których dane dotyczą.
Jakie przysługują Pani/Panu prawa, związane z przetwarzaniem danych osobowych?
Ma Pani/Pan prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania,
- żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych,
- żądania usunięcia danych osobowych,
- żądania przeniesienia danych osobowych,
- w zakresie w jakim dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora – wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
Ponadto, w przypadku uznania, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma Pani/Pan prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Pozostałe informacje
Odmowa podania danych może skutkować niemożnością zawarcia lub wykonania umowy z Fundacją.
Informujemy, że Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również nie będą wykorzystywane do profilowania.