Zapytanie ofertowe
na realizację usługi polegającej na obsłudze
kampanii reklamowej Google Ads oraz na portalu Facebook i YouTube
w ramach realizowanego projektu „Laboratorium Wolności Religijnej”
(V otwarty konkurs ofert na powierzenie realizacji zadań ze środków Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej – Funduszu Sprawiedliwości w zakresie Przeciwdziałania przyczynom przestępczości dla jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku, w tym stowarzyszeń, fundacji, organizacji i instytucji na lata 2020 – 2023)

1. Zamawiający

Fundacja „Pro Futuro Theologiae” z siedzibą w Toruniu, ul. Gagarina 37, 87-100 Toruń, wpisana do Rejestru Stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000533493, NIP: 9562309411, REGON: 360248793

Wspólny słownik zamówienia CPV

79341000-6 Usługi reklamowe

2. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa dotycząca obsługi kampanii reklamowej Google Ads oraz na portalu Facebook i YouTube w ramach realizowanego projektu „Laboratorium Wolności Religijnej”, sfinansowanego ze środków Funduszu Sprawiedliwości, którego dysponentem jest Minister Sprawiedliwości.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Celem zapytania jest wyłonienie najlepszej oferty na obsługę kampanii reklamowej w Internecie projektu: „Laboratorium wolności religijnej” oraz organizowanej w ramach projektu kampanii promującej „Międzynarodowy Dzień Upamiętniający Ofiary Aktów Przemocy ze względu na Religię lub Wyznanie”.

Głównym celem projektu: „Laboratorium wolności religijnej” jest przeciwdziałanie przestępczości przeciwko wolności sumienia i wyznania oraz wszelkiej dyskryminacji na tle przynależności wyznaniowej poprzez dedykowane do odpowiednich grup działania prewencyjne i profilaktyczne oraz kształtowanie postaw społecznej nieakceptowalności prześladowań za przekonania religijne.

4. Wykaz oczekiwanego zasięgu kampanii reklamowej:

Facebook:
• promocja założeń i działań podjętych w ramach projektu, udostępnianie treści, materiałów audiowizualnych, zdjęć mających na celu edukować i uwrażliwiać na narastający problem prześladowań i dyskryminacji ze względu na wyznawaną religię – chcemy osiągnąć 500 tysięcy wyświetleń postów – do 31.10.2020
• „Międzynarodowy Dzień Upamiętniający Ofiary Aktów Przemocy ze względu na Religię lub Wyznanie” – chcemy osiągnąć 300 tysięcy wyświetleń – w okresie od 01.08.2020 do 22.08.2020

YouTube:
• promocja założeń i działań podjętych w ramach projektu, udostępnianie cyklu wypowiedzi eksperckich pn. „Akademia wolności” – chcemy osiągnąć 800 tysięcy wyświetleń – w okresie od 01.08.2020 do 31.10.2020
• „Międzynarodowy Dzień Upamiętniający Ofiary Aktów Przemocy ze względu na Religię lub Wyznanie” – chcemy osiągnąć 250 tysięcy wyświetleń spotu – w okresie od 01.08.2020 do 22.08.2020

Kampania wideo – Google Ads:
• użycie spotów projektu do zwiększenia liczby wejść na stronę – chcemy osiągnąć 300 tysięcy wyświetleń spotu – w okresie od 01.08.2020 do 31.10.2020

5. Zakres prac i obowiązków Wykonawcy w ramach usługi:

• Wykonawca zobowiązuje się do optymalizacji fanpage’a na Facebooku wraz z wytworzeniem grafik, ikon i wprowadzeniem informacji profilowych oraz opracowaniem startowych treści copywriterskich.
• Wykonawca opracuje strategię marketingową w przestrzeni Facebooka, YouTube, Google Ads, w ramach której powstanie plan kampanii marketingowej uwzględniający działania przewidziane w kampanii w okresie 4 miesięcy.
• Wykonawca odpowiadać będzie za prowadzenie fanpage na Facebooku przez 4 miesiące.
• Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania korekty treści dostarczonych przez Zamawiającego, do opracowania grafik do postów (nie mniej niż 4 na tydzień) oraz publikacji dostarczonych treści zgodnie z harmonogramem opracowanym w ramach strategii marketingowej.
• Wykonawca dostarczy Zamawiającemu 4 spoty audiowizualne o długości nie krótszej niż 30 sekund na podstawie określonej tematyki działań w strategii marketingowej.
• Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu w terminie 7 dni liczonych od ostatniego dnia miesiąca comiesięcznego raportu uwzględniającego wyniki przeprowadzonej kampanii reklamowej.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania życzeń i zastrzeżeń dotyczących czasu trwania kampanii oraz wskazania postów/filmów, które mają być szczególnie promowane.
• Wykonawca odpowiedzialny będzie za zorganizowanie oraz opłacenie kampanii reklamowej, wszystkie posty oraz filmy będą dostarczone przez Zamawiającego.

6. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania ich spełnienia

Zapytanie ofertowe jest skierowane do podmiotów czynnie prowadzących działalność gospodarczą tj. osób fizycznych, jednostek organizacyjnych posiadających zdolność prawną, bądź osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą (weryfikowane poprzez wgląd do CEIDG/KRS).
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia w szczególności:
1) Wykonawcy biorący udział w postępowaniu muszą znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe i zgodne z wymaganiami wykonanie zamówienia. Ponadto muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia oraz uprawnienia do wykonywania określonej działalności, jeżeli są wymagane przepisami prawa;
2) Wykonawcy biorący udział w postępowaniu muszą posiadać wiedzę z zakresu prowadzenia kampanii reklamowych w Internecie potwierdzoną przynajmniej 3 zrealizowanymi projektami, których budżet przekraczał 10 tysięcy złotych w okresie ostatnich 2 lat poprzedzających dzień złożenia oferty.

Jeżeli Wykonawca/Oferent nie spełni choćby jednego z powyższych warunków zostanie wykluczony, a jego oferta odrzucona.

W celu potwierdzenia spełnienia powyższych warunków udziału w postępowaniu Wykonawca/Oferent:
• W celu potwierdzenia znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe i zgodne z wymaganiami wykonanie zamówienia, posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz potencjału technicznego, a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia oraz posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności, jeżeli są wymagane przepisami prawa, Zamawiający wymaga od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą oświadczenia o spełnieniu powyższych warunków udziału w postępowaniu.
• W celu potwierdzenia niezbędnej wiedzy i doświadczenia – Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem na poziomie zrealizowania przynajmniej 3 projektów, których budżet przekraczał 10 tysięcy złotych w okresie ostatnich 2 lat poprzedzających dzień złożenia oferty.

7. Termin i wymogi składania ofert

Oferty należy składać obligatoryjnie w formie elektronicznej (najlepiej w formacie PDF):
1) oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: pft.umk@gmail.com,
2) termin składania ofert: 7 dni od dnia publikacji niniejszego zapytania,
3) oferta powinna być złożona w języku polskim,
4) oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do podpisania oferty zgodnie z aktualnymi dokumentami rejestrowymi lub udzielonym pełnomocnictwem,
5) oferta powinna zawierać nazwę, adres lub siedzibę oferenta, adres e-mail, numer telefonu, numer NIP, REGON, KRS lub nr ewidencyjny z CEIDG,
6) o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy/Oferenci, którzy nie znajdują się w stanie upadłości lub likwidacji w chwili złożenia oferty i oświadczą to w treści oferty,
7) oferty należy składać w PLN z podaną ceną całkowitą netto i brutto,
8) Wykonawca/Oferent podaje dla oferowanej usługi, uwzględniając jej pełen zakres, wynikające z tytułu jej wykonania koszty,
9) wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi oferent.

8. Termin realizacji przedmiotu oferty:

Termin realizacji kampanii promującej projekt Laboratorium wolności religijnej: od dnia wyłonienia Wykonawcy do 31.10.2020 r.
Termin realizacji kampanii promującej „Międzynarodowy Dzień Upamiętniający Ofiary Aktów Przemocy ze względu na Religię lub Wyznanie”: od dnia wyłonienia Wykonawcy do 22.08.2020 r.

9. Kryteria wyboru oferty

Przy wyborze i ocenie ofert uznanych za ważne i złożone przez Wykonawców uznanych za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

10. Warunki podpisania umowy:

1) Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
2) Złożenie oferty przez Wykonawcę nie stanowi zawarcia umowy.

11. Warunki zmiany umowy:

1) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku, gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mających wpływ na realizację przedmiotu umowy.
2) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie wydłużenia terminu wykonania umowy w przypadku zdarzeń losowych lub z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy.
3) Zmiany i uzupełnienia w umowie mogą być dokonane tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Strony nie mogą powoływać się na ustalenia pozaumowne.
4) Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień umowy w następujących przypadkach i określonym zakresie:
a) sposobu wykonania przedmiotu umowy wskutek wystąpienia okoliczności, których Zamawiający nie był w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności;
b) zmiany zakresu oraz sposobu wykonania przedmiotu umowy w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy;
c) zmiany zakresu oraz sposobu wykonania przedmiotu umowy na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;
d) wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie.

12. Ocena i wybór oferty najkorzystniejszej:
1) Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym oraz zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym.
2) Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
a) została złożona po wyznaczonym terminie lub w nieprawidłowy sposób tj. nie została złożona w wyznaczony sposób;
b) jest niezgodna z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym;
c) jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa;
d) jest niekompletna lub nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń;
e) Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu i został z tego tytułu wykluczony;
3) Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.
4) Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych, wariantowych i udzielenia zamówień uzupełniających.

13. Pozostałe postanowienia
1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania z poniższych powodów:
a) nie złożono żadnej oferty;
b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
c) jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, a Zamawiający podejmuje decyzję, iż nie wybiera oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert;
d) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
2) W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie przez Zamawiającego umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
3) Cena ma być wyrażona w złotych polskich z uwzględnieniem należnego podatku VAT. Cenę oferty należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zł/gr).
4) Cena oferty powinna obejmować pełny zakres prac określonych w zapytaniu oraz uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
5) Wykonawca nie będzie mógł żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów tych świadczeń.
6) Za ustalenie ilości robót i innych świadczeń oraz sposób przeprowadzenia na tej podstawie kalkulacji ofertowego wynagrodzenia odpowiada wyłącznie Wykonawca.
7) W wyniku nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia Wykonawca ponosić będzie skutki błędów w ofercie. Od Wykonawcy wymagane jest szczegółowe zapoznanie się z przedmiotem zapytania ofertowego, a także sprawdzenie warunków wykonania zamówienia oraz skalkulowania ceny oferty z należytą starannością.
8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zamówienia bez podania przyczyny oraz możliwość negocjacji przedstawionych warunków współpracy.
9) Powyższe zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Złożenie zapytania ofertowego, jak też otrzymanie w jego wyniku oferty nie jest równoznaczne z udzieleniem zamówienia (nie rodzi skutków w postaci zawarcia umowy).
10) Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami: Karolina Iwan
11) Pytania dotyczące zapytania ofertowego należy kierować na adres: pft.umk@gmail.com.

Wykaz załączników:
1. Formularz ofertowy
2. Wykaz doświadczenia oferenta

Załącznik nr 1

Formularz ofertowy

Przystępuję do Zapytania ofertowego, gdzie przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na obsłudze kampanii reklamowej Google Ads oraz na portalu Facebook i YouTube w ramach realizowanego projektu „Laboratorium Wolności Religijnej” (V otwarty konkurs ofert na powierzenie realizacji zadań ze środków Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej – Funduszu Sprawiedliwości w zakresie Przeciwdziałania przyczynom przestępczości dla jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku, w tym stowarzyszeń, fundacji, organizacji i instytucji na lata 2020 – 2023).

Oferuję realizację ww. usługi za cenę netto …………. zł (słownie: …………. złotych). Cena brutto wynosi …………. zł (słownie: …………. złotych).

1. Oświadczam, że cena ofertowa zawiera wszystkie koszty wykonania zamówienia, które poniesie Zamawiający i w toku realizacji zamówienia nie ulegnie zmianie.
2. Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu.
3. Oświadczam, że uzyskałem od Zamawiającego wszystkie niezbędne informacje dotyczące niniejszego zamówienia.
4. Oświadczam, że oferowany przedmiot zamówienia zostanie wykonany z należytą starannością przy zachowaniu wysokiej jakości wykonywanych prac.
5. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia, warunkami udziału i innymi postanowieniami zawartymi w zapytaniu ofertowym i nie wnoszę do nich zastrzeżeń.
6. Oświadczam, że w przypadku wyboru mojej oferty wyrażam zgodę na realizację zamówienia w terminie określonym w ogłoszeniu.
7. Pod groźbą odpowiedzialności karnej oświadczam, że załączone do oferty dokumenty opisują stan faktyczny i prawny na dzień sporządzenia oferty.
8. Załącznikiem do niniejszej oferty jest wykaz doświadczenia w zakresie prowadzenia kampanii reklamowych w Internecie na poziomie zrealizowania przynajmniej 3 projektów, których budżet przekraczał 10 tysięcy złotych w okresie ostatnich 2 lat poprzedzających dzień złożenia oferty.
9. Dane kontaktowe:
a) nr telefonu: …
b) adres email: …

…………………………………………..                     

podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy

Załącznik nr 2

Wykaz doświadczenia

Przystępując do Zapytania ofertowego, gdzie przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na obsłudze kampanii reklamowej Google Ads oraz na portalu Facebook i YouTube w ramach realizowanego projektu „Laboratorium Wolności Religijnej” (V otwarty konkurs ofert na powierzenie realizacji zadań ze środków Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej – Funduszu Sprawiedliwości w zakresie Przeciwdziałania przyczynom przestępczości dla jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku, w tym stowarzyszeń, fundacji, organizacji i instytucji na lata 2020 – 2023), na potwierdzenie spełnienia warunku posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia z zakresu prowadzenia kampanii reklamowych w Internecie, oświadczam że wykonałem projekty:

…………………………………………..                    

podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy

Pobierz zapytanie z załącznikami w formacie PDF